Smart Working ai tempi del Coronavirus | Come essere produttivi a casa così come in azienda: il lavoro agile e la produttività per azienda e impiegato
Si è sempre pensato che il lavoro da casa fruttasse di meno rispetto allo stesso lavoro svolto in ufficio ma, questa pandemia ha azzerato i cliché aziendali rendendo tutti, azienda e lavoratori sullo stesso piano, lavorando da casa. Cosa si è scoperto? Che la produttività è migliore. Certo, per coloro che hanno famiglia e, magari, un figlio a casa, non è propriamente facile concentrarsi all’interno delle mura domestiche ma con un po’ di concentrazione e spirito di adattamento, si riesce ad essere produttivi a casa così come in azienda.
I dati parlano chiaro: in vari Paesi del mondo lo smart working è adottato da molte aziende, le quali vedono in questa modalità lavorativa molta più produttività in termini di profitto aziendale e di serenità dei propri dipendenti. Basti pensare che in un sondaggio condotto da Microsoft sul lavoro agile è risultato che più del 57% dei dipendenti sceglierebbero di lavorare in smart working e il 52% sarebbe disposto ad impiegare anche più ore lavorative a favore di una maggiore indipendenza oraria. Insomma, lavorare da casa, in smart working apporterebbe dei grandi vantaggi sia alle aziende che ammortizzerebbero i costi di ogni singolo dipendente, che ai lavoratori stessi che vivrebbero questa condizione lavorativa senza stress. Scopriamo quali e come rendere il lavoro agile ancora più smart, accrescendo la produttività.
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Anzitutto dobbiamo spiegare brevemente cosa sia lo smart working. Per chi ancora non avesse ben chiaro questo concetto, lo smart working (o come chiamato in Italia: il lavoro agile) non è altro che una modalità lavorativa, così come svolta in azienda, ma a casa propria. Ovvio che lo smart working non è così semplicistico; lavorare in smart working significa avere una organizzazione chiara tra azienda e dipendente, ponendo alla base dei punti cardini quali:
Bisogna ricordare che lo smart working non è un telelavoro, così come lavorare da casa 1 giorno la settimana non fa di un lavoratore un worker.
Come prima cosa, di sicuro alla base c’è una maggiore autonomia in termini di spazi e di orari. Il lavoratore che pratica il lavoro agile ha, certamente degli orari da rispettare ma, a differenza del lavoro in ufficio, la dimensione spazio-temporale si dilata a suo favore.
Ne consegue una maggiore produttività lavorativa poiché lo stesso lavoratore si trova a dover produrre in un ambiente non ostile, confortevole e conosciuto. Si eliminano, tra le molte cose, anche lo stress, specie per le donne, dovute alla “preparazione” mattutina, nonché lo stress derivato dal traffico automobilistico per chi lavora in grandi città e, tutto ciò che consegue a livello psicologico.
In tempi come questo, costretti per ovvie ragioni, a dover rimanere in casa il lavoro cambia e si modifica. Lo smart working, così come nasce dall’idea del Governo, potrebbe, e anzi, contribuisce, a rendere i lavoratori più soddisfatti nel lungo periodo, gestendo il proprio lavoro in base alle esigenze personali e aziendali.
I benefici più comuni per il lavoratore in smart working vengono rilevati in termini di benessere, efficienza e coinvolgimento. Un altro aspetto positivo dello smart working è che aiuta la conciliazione per ciò che concerne la vita e il lavoro. Un orario e un luogo flessibili possono dare una mano alle donne che spesso devono fare grandi sacrifici per riuscire a gestire lavoro, figli e famiglia.
Poche e semplici regole da seguire durante la giornata lavorativa in smart working:
Organizzare gli spazi: prima regola per lavorare in smart working è la scelta giusta dello spazio necessario a svolgere bene il lavoro. Dunque, ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro è la base per aumentare la produttività. Questo spazio dovrebbe essere ordinato e ubicato in un’area che non presenti distrazioni. Purtroppo, uno degli svantaggi dello smart working è la facile distrazione nonché la dispersione. Bisogna essere concentrati sull’obiettivo giornaliero ed è per tale ragione che uno spazio il più possibile lontano da fonti rumorose e distrazioni è alquanto indispensabile.
Organizzare il lavoro: come specificato poc’anzi, uno degli svantaggi a chi non è avvezzo allo smart working, è la facilità di distrazione. Per ovviare a tale problema è buona cosa organizzare in tempo il lavoro che si andrà a svolgere durante la giornata. Stilare una lista di priorità risulta ottimale per arrivare a fine lavoro con gli obiettivi raggiunti.
Organizza la scrivania usando il sistema “bersaglio”: no, non devi prendere a freccette la tua scrivania. Il bersaglio in questo caso è un sistema organizzativo, rappresentato dagli strumenti che durante il lavoro utilizzi maggiormente. Per esempio, metti vicino a te, le cose che ritieni ti possano servire di più: l’agenda, una penna, e via via, a mo’ di bersaglio, disponi ciò che ti serve di meno più lontano dalla tua postazione, quindi dalla scrivania. In questo modo ottimizzerai il tuo tempo, facilitandoti il lavoro e distraendoti di meno. Il “bersaglio” è un ottimo sistema per organizzare in modo efficiente il tuo lavoro partendo dalla cosa più ovvia: la tua scrivania.
Connessione rapida: Potrebbe risultare un’ovvietà ma per chi è abituato a lavorare da remoto in modalità smart working sa cosa voglia dire avere una connettività internet rapida. Questi strumenti di comunicazione e collaborazione digitale svolgono un ruolo fondamentale per lavorare in smart working. Dunque, prima di tutto, serve un’ottima connessione internet, così come la scelta, (se ancora non si ha) di un buon PC in grado di supportare un lavoro del genere a lungo.
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I vantaggi dello Smart Working per il datore di lavoro sono tanti. Come prima cosa il vantaggio derivante dalla riduzione dei costi connessi agli spazi fisici propri dei dipendenti i quali possono organizzarsi al di là del preimpostato orario di lavoro aziendale per portare avanti le attività sempre e in ogni luogo, con maggiori benefici in termini di produttività.
Ma lo smart working è profittevole per l’azienda solo se quest’ultima fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati che gli permettono di comunicare, condividere informazioni e sviluppare in autonomia la propria attività. Dunque, strumenti come: Smartphone, cuffie wifi e webcam sono la base, così come strumenti ad hoc quali Google Docs o software adeguati per la gestione di progetti consentono di monitorare i progressi delle attività, entrare in contatto con referenti aziendali e pianificare progetti da remoto.
Mantenere una costante e aggiornata comunicazione multimediale con i propri dipendenti è fondamentale. L’uso di piattaforme lavorative multitasking come possono essere Skype, G-suite, MindMeister o Slack – giusto per citarne alcuni – permettono una comunicazione fluida e continuativa tra datore di lavoro e dipendente, nonché tra dipendenti stessi.
Fondamentale per ottimizzare il lavoro giornaliero è stilare una to-do list con i punti cardini da seguire e gli obiettivi da portare a termine giorno dopo giorno. L’organizzazione deve risultare il più possibile precisa, chiara, sintetica che arrivi diritta al punto.
Abbiamo discusso dei vantaggi che lavorare da casa, in smart working apporta non solo ai lavoratori (worker) ma anche all’azienda. Diminuzione dello stress dovuto allo spostamento del lavoratore casa-lavoro; Diminuzione a livello psicologico di fonti di stress legati ai tempi stretti da dover gestire nelle 8 ore lavorative.
Diminuzione dei costi, per l’azienda, dovuti al sostentamento di uffici e tutto quello che comporta in termini di pagamenti per l’azienda di luce, affitto ecc.
In ultimo ma non per grado di importanza, lo smart working sarebbe la scelta giusta per diminuire l’inquinamento ambientale globale. Se tutti, o la maggior parte delle aziende, coloro che possono praticare questa modalità, adotterebbe il lavoro agile, ne converrebbe una qualità della vita personale e ambientale decisamente migliore.
Produttività elevata, efficienza superiore e obiettivi comuni, per lavoratore e datore di lavoro, in stretta connessione.
Insomma, per ora, siamo “costretti” a lavorare da casa, un’esigenza imposta per scongiurare questa pandemia, ma se lavorare da casa fosse la scelta giusta per salvaguardare lavoratori, azienda e ambiente, perché rinunciarci?